FinnHELP-keskusteluapu

Tämä on Suomen tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.1.2023.

FinnHELP on sitoutunut ylläpitämään yksilön tietosuojaa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste (“Seloste”) kuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevat käytäntömme sekä kuvaa miten tämän sivuston kautta saatuja henkilötietoja kerätään ja käsitellään. “Henkilötieto” tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn luonnolliseen henkilöön. ”Palvelu” tai ”Palvelut” viittaavat ohjelmistoihin sekä sähköisiin palveluihin. Vastauksesi tallentuvat suojattuun ja luottamukselliseen tietojärjestelmään. Meille luovutettuja henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä niihin pääse käsiksi kukaan ilman valtuutusta.

Järjestelmän kehittämisessä seurataan ja noudatetaan kaikkia alaan liittyviä lakeja ja määräyksiä sekä henkilötietojen käyttöä sääteleviä lakeja. Olemme huolehtineet myös siitä, että tietojärjestelmä täyttää tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät vaatimukset. Käytämme alla lueteltuja teknisiä ja hallinnollisia turvatoimenpiteitä estämään luvattoman pääsyn annettuihin henkilötietoihin ja estääksemme niiden luvattoman käytön.

Käyttämällä Palvelua ja/tai lähettämällä henkilökohtaista tietoa FinnHELP:ille, rekisteröity suostuu henkilökohtaisten tietojensa käsittelyyn siten, kuin on tässä Selosteessa selostettu.

1. Rekisterin nimi
   Rekisterin nimi: FinnHELP-keskusteluapu

2. Rekisterin pitäjä ja rekisterin nimi
   FinnHELP-keskusteluapu
   Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
   Eeva Tuunainen
   eeva.tuunainen@finnem.fi
   +358 40 7182911

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyn antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa. Yksi tai useampi tarkoitus voi päteä samanaikaisesti.

   • Palveluiden tarjoaminen: Henkilötietoja voidaan käyttää palveluiden toteuttamiseen, käyttäjien tunnistamiseen ja tietoturvasta huolehtimiseen sekä tuotteiden ja palveluiden väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

   • Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen: Tietoja voidaan käyttää tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen sellaisessa muodossa, että yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa.

   • Tutkimus: Anonymisoituja henkilötietoja, toisin sanoen tietoja, joita ei voida kohdistaa yksittäiseen käyttäjään, voidaan käyttää tilastollisten tutkimusten tekemiseen FinnHELP-palvelun tai ulkopuolisten tutkimustahojen toimesta.

   • Asiakasviestintä: Henkilötietoja voidaan käyttää asiakasviestintään, esimerkiksi palveluita koskevien ilmoitusten lähettämiseen.

   • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely

   Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille mihinkään suoramarkkinointi- tai muihin vastaaviin tarkoituksiin.

4. Rekisterin tietosisältö
   Rekisterin sisältö:

   • Henkilötiedot (nimi, ammatti, työnantaja)

   • Yksilöllinen käyttäjätunnus

   • Käyttäjän yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, paikkakunta)

   • Käyttäjän käyttöhistoria palvelussa

   • Internet-palvelimen tekniset lokit (sisältäen käyttäjän IP-osoitteen ja selaintiedot)

5. Henkilötietojen säilytysaika
   Henkilötietoja talletetaan niin pitkään kuin palvelun tarjoaminen vaatii, henkilötietolain 34§ mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

   • Rekisteröity itse ja rekisteröidyn Palvelun käytön yhteydessä muodostuneet tiedot

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   FinnHELP ei myy, lainaa tai muutoin luovuta henkilötietoja FinnHELP:in ulkopuolelle. FinnHELP:in palveluita voidaan toteuttaa käyttäen eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää eri maiden välillä, ei kuitenkaan EU/ETA-talousalueen ulkopuolelle.

8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
   Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteri sijaitsee palvelintietokoneessa, joka on sijoitettu suojattuun konesaliin, jonne on estetty pääsy asiattomilta. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Käyttöoikeuksia FinnHELP-järjestelmään saavat vain henkilöt, jotka niitä työtehtäviensä hoitamiseen ehdottomasti tarvitsevat. Lisäksi pääsyoikeuksien laajuus riippuu työtehtävien luonteesta siten, että henkilölle myönnetään vain juuri sen laajuiset oikeudet kuin henkilö työtehtäviensä hoitamiseen tarvitsee. Vaikka noudatamme edellä mainittuja periaatteita ja tallennamme henkilötietosi turvallisiin toimintaympäristöihin, niin valitettavasti mikään järjestelmä ei ole tietoturvaltaan 100% aukoton. Teemme kuitenkin jatkuvaa työtä hyvän tietoturvan ylläpitämiseksi, ja kehitämme aktiivisesti kaikkia tietoturvaan liittyviä osa-alueita. Palveluiden teknisten suojausten lisäksi tietoturva on keskeisessä roolissa kaikissa FinnHELP:in toimintamalleissa ja ohjeistuksissa.

9. Kuvaus FinnHELP-keskusteluapupalvelun tietosuojan periaatteista
   Kaikki videotapaamisten keskustelussa käsiteltävät asiat ovat täysin luottamuksellisia. Auttajan toimintaa sitovat sekä FinnHELP-auttajien eettiset säännöt että yleinen vaitiolovelvollisuus, jota sitoo allekirjoitettu salassapitosopimus. Mitään tietoja, joista henkilö olisi tunnistettavissa, ei luovuteta ulkopuolisille. Keskusteluavun aikana järjestelmään kertyy tietoa lähetetyistä viesteistä ja pidettyjen videotapaamisten määrästä. Auttaja ei tee muistiinpanoja käydystä keskustelusta. Rekisteröidyn tiedot näkyvät vain omalle henkilökohtaiselle auttajalle. Henkilötunnusta ei tallenneta eikä kysytä missään vaiheessa. Keskusteluapuun liittyvän palautekyselyn vastaukset tallentuvat suojatulla SSL-yhteydellä toimivaan kartoituspalveluun.

10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
    10.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
    10.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
    Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa FinnHELP:in vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
    10.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
    10.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei käytä toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
    10.5 Oikeus pyytä henkilötietojen poistamista rekisteristä:
    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
    10.6 Muut oikeudet
    Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä FinnHELP:ille tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti.

11. Yhteydenotot
    Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä FinnHELP:iin finnem@finnem.fi. FinnHELP voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.